Le statut général des fonctionnaires (art. 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires) impose aux employeurs publics (dont les collectivités territoriales) de tenir à jour un dossier individuel pour chaque fonctionnaire qui doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
L’association nationale des directeurs des ressources humaines des départements (ANDRHD) travaille sur la numérisation des dossiers administratifs des agents. Le projet baptisé DIAN doit conduire à la réalisation d’une carte à puce personnelle de l’agent. Initié par le Conseil Général des Pyrénées-Atlantiques (dont la Directrice générale adjointe chargée des RH, Nicole Le Dieu de Ville, est aussi Présidente de l’ANDRHD), ce projet majeur est appelé à concerner dans le futur tous les agents des collectivités locales et à terme l’ensemble des trois fonctions publiques.
Le dossier administratif de l’agent relate tous les évènements qui accompagnent la vie administrative de l’agent : état civil, recrutement, formation, paye, congés, discipline, etc.. Il est au centre de la vie d’une DRH qui le met à jour régulièrement. Le dossier de l’agent doit être conservé pendant plus de 90 ans dans les locaux de la mairie…. voir suite page réservée aux adhérents
Les avantages de la dématérialisation. Beaucoup de gains peuvent être attendus de la dématérialisation du dossier, dans un contexte propice à sa mise en place : doublement des effectifs des agents des conseils généraux suite à la décentralisation, effet du Papy Boom. En permettant la tenue d’un dossier à jour et établi selon une forme homogène, elle permet le suivi de l’agent dans le temps et facilite la mobilité des agents d’un établissement à l’autre. Les éléments du dossier numérisé peuvent être transmis sous forme dématérialisée à l’établissement de destination ou encore à la CNRACL. ………
Un groupe projet a été mis en place sous l’impulsion du CG des Pyrénées-Atlantiques avec l’ANDRHDT, le CG des Hauts de Seine, la Communauté d’agglomération de Nice. Il associe la Direction générale des collectivités locales, la CNRACL, le médiateur de la République. L’enjeu des prochains mois est de se mettre d’accord sur un schéma d’échange du dossier. Ce schéma s’appuiera sur le format XML pour la description des données produites par les SI RH et sur le format pdf pour les pièces administratives numérisées.
Côté collectivité, un gros travail préparatoire : la mise en place du projet Dian oblige à un très gros travail préparatoire de sélection des pièces à conserver, mise à jour des données manquantes, classement des pièces en chemises, sous-chemises…, indexation des pièces, en prenant en compte la réglementation prévue pour chaque pièce. Un travail de nettoyage obligatoire avant la numérisation des pièces ! Il s’agit d’un très gros projet de Gestion Electronique de document (GED) indique Nicole Le Dieu de Ville. Le Conseil Général des Pyrénées-Atlantiques a engagé le chantier pour les 1000 agents qui ont été transférés au Conseil général dans le cadre de la décentralisation. Tout était à refaire ! Sur les 1000 dossiers à traiter, 895 sont aujourd’hui prêts à être scannés.
En partenariat avec la Gazette des Communes et le Centre interdépartemental de gestion de la petite couronne d’Ile-de-France, l’ANDRHD a organisé une journée de travail sur le sujet dés le 4 juin 2008.
Pour toutes les informations sur cette journée, cliquez sur le lien ci-dessous (site de La Gazette des communes) :
http://www.lagazettedescommunes.com/DRH/Events/index.asp
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